O sucesso de uma reunião depende muito de quem a conduz, por isso, Estabeleça um ponto de partida comum, Administre o tempo , Intervenha, quando necessário, para que não se perca o foco, exponha de forma escrita a “memória do grupo”, Planeje pausas estimulantes caso necessário e Prepare-se para escutar e se envolver até o final da reunião. A condução efetiva define o resultado.
Erros mais comuns que tiram a objetividade de uma reunião:
- A falta de preparo ou envolvimento dos participantes! Não saber os assuntos que serão tratados e os objetivos impacta na produtividade, pois dificulta a apresentação de soluções, o que deve ser estrategicamente antecipada.
- Excesso de Prolixidade e desvio do foco! A falta de objetividade, não saber utilizar o bom senso para perceber a hora de falar e de calar ou até mesmo a falta de discernimento com o que realmente acrescenta ou não à discussão é uma péssima estratégia!
- Falta de “Time” (Respeito ao cronograma e a proposta da reunião)! O resultado de uma reunião não é proporcional à sua duração. Pelo contrário, a reunião será mais produtiva quanto mais objetivo for o encontro. Conversas paralelas ou o desvio do assunto para discussão de outros tópicos que não constam no script. O mesmo aplica-se com o atraso, que deve ser evitado, pois impacta no cronograma da reunião e na agenda dos demais profissionais que organizaram-se para ser pontuais.
- Desviar a atenção com posturas corporais! Alguns comportamentos e posturas podem comprometer o desenvolvimento da reunião e interferir na linha de raciocínio do outro. Manias como abrir e fechar a tampa da caneta repetidamente, bater os dedos na mesa, os pés no chão geralmente elas desviam a atenção dos demais participantes. Vale lembrar que deve ser evitado conversas paralelas, risos, cochichos ou troca de bilhetes.
- Atender o celular ou utilizar o whatsapp! Ao entrar numa sala de reunião, a primeira coisa que deve fazer é desligar ou retirar o som do seu telefone. O toque do telefone durante a reunião atrapalha o ritmo das discussões e revela falta de respeito pelos outros. No caso uma ligação importante, o ideal é avisar aos participantes antecipadamente, mas vale lembrar que o ideal é organizar a agenda para que essa ligação ocorra antes ou após a reunião.
Passo a passo de uma reunião perfeita :
- Identificar a real necessidade, objetivo da reunião e quais resultados de espera dela, isso é meio caminho andando para o sucesso do encontro.
- Elaborar uma lista com todos os tópicos a serem tratados em reunião, e o tempo de discussão de cada um deles. No Check List deve conter apenas o que não se poderia tratar de outra forma ou através de outras ferramentas de comunicação.
- Organizar os tópicos de acordo com o tempo e relevância. Classificar os assuntos dessa forma favorece para que, em caso de atrasos, os menos relevantes fiquem para um momento futuro sem prejudicar os que não podem ser adiados.
- Comunicar-se efetivamente na convocação! Atentar-se ao nome da reunião, horário de início e término, local da reunião, se ela é obrigatória ou facultativa, se há necessidade de se comunicar a impossibilidade de comparecimento (caso alguém não possa ir por motivo de férias, outro compromisso profissional, etc).
- Definir bem os papéis e responsabilidades de cada participante, quem irá conduzir que irá tomar notas, escrever a ata e/ou plano de ação. A convocação antecipada é fundamental para que as pessoas tenham tempo de se preparar.
Identificação se o assunto necessita de uma reunião ou se pode ser resolvido com um e-mail ou outro método mais prático:
Quando não se trata de um assunto tático, que dependa de planejamento analítico, de equipe, de uma central de idéias ou junção de conhecimentos pontuais.
Perfil de pessoas que não costuma ajudar muito para a objetividade de uma reunião e como lidar com eles, nesse caso:
Os super extrovertidos infelizmente tem a tendência de desviar-se do foco através do excesso.
Umas grandes sacadas nesses casos é fazer perguntas fechadas para pessoas com este perfil. Perguntas que inevitavelmente conduza a respostas objetivas, (por exemplo: Sim, Não, Dia tal, Prazo tal, Setor tal, Posso, consigo, minha equipe consegue, ano passado o resultado foi, a margem para o próximo ano é, etc… ), pois as perguntas abertas nesses casos, dão margens a rodeios.
Obviamente cabe ao condutor conhecer os perfis comportamentais dos participantes e conduzir a reunião dando espaço para que todos possam se comunicar de alguma forma. Isto significa pensar em como dar abertura para aquele introvertido conseguir colocar a sua opinião através de perguntas abertas (por exemplo: Por que? Como isso pode ser feito? E o que mais? Qual sua percepção, perspectiva e sugestão?, Baseado em que? Explique-nos, etc…) ou então como minimizar as conversas aleatórias dos super extrovertidos.
Pessoa que guia a reunião ( Tópicos de atenção e como ela deve agir para manter foco e interesse do grupo ):
- Clarificação dos objetivos certificando-se de que todas as pessoas presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão.
- É válido manter o registro visível das principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos (com responsável e data).
- Resumindo, os dois tópicos principais são: Os objetivos e as decisões (planejamentos definidos).
O nosso cérebro só consegue manter-se focado por dez minutos, gerando uma necessidade de mudança de assunto. No caso de uma reunião, é necessário trazer novos dados e aspectos dinâmico-Objetivos para manter o interesse dos participantes. Quanto mais existirem estímulos visuais, auditivos, olfativos e táteis, ou seja, que utilizem os sentidos, mais se consegue produzir um impacto relevante. De todos os sentidos multissensoriais, o mais importante é o visual. É ele que mais chama e prende a atenção do interlocutor. Por isso, é válido utilizar slides nas apresentações e escritas e desenhos em quadros ou flip chart. Quanto mais imagens, figuras e fotos puderem ser inseridas de maneira a permear o assunto, mais interessante ficará para quem participa.
Em uma reunião de brainstorming, por exemplo, onde é preciso abrir espaço para criatividade, a forma de condução faz a diferença:
O ideal é delegar materiais de estudo individuais para que a equipe pense e se esforce, separadamente, buscando soluções para o problema proposto, dessa forma as idéias já chegam à reunião de forma organizada. Durante o processo, é importante utilizar-se de ferramentas que trazem mais visibilidade para as ideias e agilidade para o processo, além de inspirar a equipe a participar mais efetivamente. Uma dica é distribuir post it para cada membro da equipe e pedir para que escrevam as suas ideias e as coloquem em um quadro compartilhado (vale desenhar também para estimular os sentidos multissensoriais!).
